Privacy statement

PRIVACYVERKLARING VAN ODE VLAANDEREN VZW

ODE-Vlaanderen ontvangt via allerlei kanalen persoonsgegevens, deze zijn voor het overgrote gedeelte professionele persoonsgegevens die ons vrijwillig zijn bezorgd.

Hieronder schetsen wij uitgebreid welke gegevens we doorheen de jaren hebben ontvangen, op welke manier we deze hebben verkregen, waarvoor we ze gebruiken en hoe deze worden bewaard.

Voorop in de opslag, de verwerking en het gebruik van de persoonsgegevens staat uw privacy.

OVER WELKE PERSOONSGEGEVENS BESCHIKT ODE-VLAANDEREN VZW?

Gezien onze activiteiten een puur bedrijfsgerichte aanpak kennen en wij quasi nooit in aanmerking komen met particulieren bestaat ons adressenbestand voornamelijk uit de volgende gegevens:

• Bedrijf
• Voornaam en naam
• Adres
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• GSM-nummer
• Facturatie-adres
• BTW-nummer
• URL

Voor bepaalde personen, bv. (oud-) medewerkers of bestuurders, beschikt ODE-Vlaanderen over meer persoonlijke gegevens zoals de domicilie en het rijksregisternummer.

Daarnaast bewaren we ook gegevens van onze leveranciers in functie van een boeking en betaling van facturen (IBAN-nummer en BIC).

OP WELKE MANIER KOMT ODE-VLAANDEREN VZW AAN DEZE PERSOONSGEGEVENS?

Sinds ons ontstaan in 1996 hebben wij een uitgebreid adressenbestand uitgebouwd. Deze persoonsgegevens hebben we ontvangen doordat deze persoon:

• zich inschreef voor de nieuwsbrief of voor een opleiding of evenement van ODE-Vlaanderen;
• werkt voor een bedrijf dat lid is geworden van ODE-Vlaanderen en dat zijn of haar gegevens heeft doorgegeven;- zijn of haar businesskaart aan één van de ODE-medewerkers overhandigde;
• ooit in correspondentie – telefonisch of per mail – trad met één van de ODE-medewerkers.

De gegevens die ODE-Vlaanderen bijhoudt en beheert, zijn ons bijgevolg op vrijwillige basis bezorgd.

WAARVOOR GEBRUIKT ODE-VLAANDEREN DEZE PERSOONSGEGEVENS?

• Direct mailing

Op regelmatige tijdstippen verstuurt ODE-Vlaanderen mailings. Dit zijn quasi uitsluitend uitnodigingen voor evenementen, nieuwsberichten, ledenberichten, nieuwsbrieven, barometer hernieuwbare energie en andere publicaties. Deze berichten hebben dus als doel de geadresseerden te informeren. In deze mails is steeds een link beschikbaar langs dewelke u zich gemakkelijk uit de mailinglijst kan verwijderen.

• Contact op te nemen naar aanleiding van een niet-commerciële gebeurtenis

Er zijn verschillende situaties waarin een uitgebreid netwerk een meerwaarde is: we krijgen wel eens vragen waarop we niet meteen het antwoord kennen of we zoeken een spreker voor een lezing op één van onze evenementen of deze van een partnerorganisatie,… Op dat moment zullen wij kunnen wij ons adressenbestand raadplegen voor de contactgegevens van een persoon waar we hiervoor terecht kunnen.

DEELT ODE-VLAANDEREN DEZE PERSOONSGEGEVENS MET DERDEN?

In bepaalde gevallen zal ODE-Vlaanderen specifieke contactgegevens publiek maken of delen met andere partijen, dit wel pas na uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene.

• voorstelling als nieuw lid in de nieuwsbrief. In deze gevallen zijn de persoonsgegevens van de contactpersonen van het bedrijf dat lid is bij ODE-Vlaanderen publiek beschikbaar.
• In functie van een mogelijke samenwerking aan een project, het beantwoorden van een vraag of andere gebeurtenis van een niet-commerciële aard kan ODE-Vlaanderen persoonsgegevens doorgeven aan derden. De insteek hierin is wel dat dit tot een constructief resultaat leidt en het doorgeven gebeurt pas nadat we hiertoe de toestemming hebben gekregen.
• Om zo veel mogelijk papierloos te kunnen werken verdeelt ODE-Vlaanderen de deelnemerslijsten (Bedrijf, naam en voornaam) onder de deelnemers. In sommige gevallen kan ook het e-mailadres of andere contactgegevens gedeeld worden met sponsors van een evenement. Hiervoor wordt echter eerst toestemming gevraagd.

HOE LANG HOUDT ODE-VLAANDEREN UW GEGEVENS BIJ?

In principe houden wij de persoonsgegevens bij tot deze niet meer van toepassing zijn, bv. in het geval van pensionering, stopzetting activiteiten, een faillissement of tot we worden gevraagd deze te verwijderen.

WIE HEEFT ER TOEGANG TOT DEZE CONTACTGEGEVENS?

ODE-Vlaanderen maakt gebruikt van de administrator van onze website en het ODE netwerk voor het bewaren van haar documenten en adressenlijsten. Enkel ODE-medewerkers en de directie heeft toegang tot deze lijsten.

Indien u niet akkoord bent met onderstaand privacy-beleid kan u steeds contact opnemen met ODE Vlaanderen om deze te raadplegen, aan te passen of te verwijderen. Dit kan per post, per mail, telefonisch of via dit formulier:

ODE Vlaanderen vzw

Koningsstraat 146

1000 Brussel

info@ode.be

Let op: om jouw vraag te kunnen beantwoorden, hebben we een bewijs van jouw identiteit nodig. Dit kan door een kopie of een scan van je identiteitskaart mee te sturen. Wij zullen deze kopie of scan enkel gebruiken om vast te stellen of je daadwerkelijk de betrokkene bent waarvan de persoonsgegevens verwerkt worden, dan wel de ouder of de voogd in het geval van -16 jarigen. Van zodra we beiden tevreden zijn met het antwoord op jouw vraag zullen we de kopie of scan vernietigen.